Dokumentation
Die Strafverfolgungsbehörden können im Rahmen von Ermittlungen zu Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zwingend auf Informationen angewiesen sein, die Verpflichtete des Geldwäschegesetzes im Zusammenhang mit Kundengeschäften erlangen und daher zu dokumentieren und aufzubewahren haben.
Hierbei handelt es sich regelmäßig um
- im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobene Angaben und eingeholte Informationen
a. über Vertragspartner, die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts nach § 11 Abs. 2 GwG, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner oder die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten
b. über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege - Informationen im Zusammenhang mit der Risikobewertung der einzelnen Sachverhalte sowie die Angemessenheit der auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen
- Ergebnisse der Untersuchung von Geschäften mit höherem Risiko nach § 15 Abs. 3 GwG, z.B. mit PEP-Bezug, mit Hochrisikostaaten oder mit vergleichsweise besonders komplexen oder großen, ungewöhnlich ablaufenden Transaktionen oder Transaktionen ohne offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck
- Erwägungsgründe und nachvollziehbare Begründung des Bewertungsergebnisses eines Sachverhaltes in Bezug auf eine Verdachtsmeldepflicht nach § 43 Abs. 1 GwG.
Ebenfalls aufzuzeichnen sind die getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten. Bei so genannten „fiktiven wirtschaftlich Berechtigten“ (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG) sind auch die Maßnahmen zur Überprüfung der Identität (§ 11 Abs. 5 GwG) und etwaige Schwierigkeiten bei diesem Überprüfungsvorgang aufzuzeichnen. Außerdem ist die Eigentums- und Kontrollstruktur zu dokumentieren.
Liegen bereits Identifizierungsdaten aus vorangegangenen Geschäften vor, und wird aus diesem Grund von einer erneuten Identifizierung abgesehen (Voraussetzungen: Siehe § 11 Abs. 3 GwG) sind dennoch der Name des zu Identifizierenden und der Umstand, dass die Person bei früherer Gelegenheit identifiziert worden ist, aufzuzeichnen.
Die zum Zweck der Überprüfung der Identität im Rahmen der Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten herangezogenen Dokumente (z.B. Ausweise, Registerauszüge) sind zu kopieren oder optisch digitalisiert zu erfassen. Bei einem Vor-Ort-Auslesen nach § 18a des Personalausweisgesetzes, nach § 78 Abs. 5 S.2 des Aufenthaltsgesetzes oder nach § 13 des eID-Karte-Gesetzes ist stattdessen das dienste- oder kartenspezifische Kennzeichen sowie die Tatsache aufzuzeichnen, dass die Daten im Wege des Vor-Ort-Auslesens übernommen wurden – dies gilt als Aufzeichnung der darin enthaltenen und vom GwG geforderten Identifizierungsangaben.
Bei nachvollziehbar geringem oder erhöhtem Risiko gelten Sondervorschriften für die Sorgfaltspflichten (s. §§ 14, 15 GwG), die abweichende Dokumentationen zur Folge haben können. Weitere Formvorschriften zur Dokumentation enthält das GwG nicht.
Die von den Aufsichtsbehörden der Länder erstellten Dokumentationsbogen, die Sie im Downloadbereich finden, können eine Hilfestellung bei der Identifizierung von natürlichen und juristischen Personen sowie der Dokumentation insbesondere von verstärkten Sorgfaltspflichten darstellen – es besteht keine Pflicht, diese zu verwenden. Die bei den allgemeinen Sorgfaltspflichten vorgeschriebene Kopie der Identifizierungsdokumente muss – auch bei Nutzung der Dokumentationsbogen - vorliegen!
Die Aufbewahrung der aufzuzeichnenden Angaben kann unter den Voraussetzungen des § 8 Abs. 3 GwG auch digital erfolgen.
Die Aufbewahrungspflicht nach dem GwG beträgt fünf Jahre, soweit nicht aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften längere Fristen vorgesehen sind – spätestens nach Ablauf von zehn Jahren sind die Unterlagen zu vernichten. Wird wegen der Begründung einer Geschäftsbeziehung identifiziert, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet – in den übrigen Fällen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist.
Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte dem GwG sowie den Merkblättern/Broschüren der Aufsichtsbehörden.
