Entworfen werden die Strecken, die teilweise schon bis nach Hamburg und sogar Berlin führten, im engsten Kreis der Tour-Organisatoren. Drei Monate vor der eigentlichen Tour wird der Antrag für eine Erlaubnis gestellt, die Veranstaltung durchführen zu können. Ausschlaggebend ist dabei Paragraf 29 Absatz 2 der Straßenverkehrs-Ordnung. „Veranstaltungen, für die Straßen mehr als verkehrsüblich in Anspruch genommen werden, (…) bedürfen der Erlaubnis“, heißt es darin.
Die Zuständigkeit für die Genehmigung einer Veranstaltung richtet sich nach dem Ort, an dem die Veranstaltung startet. Sind außerdem mehrere Landkreise von der Veranstaltung betroffen, ist das Regierungspräsidium als Mittelbehörde für die Genehmigung zuständig. „Da die ,Tour der Hoffnung‘ immer mit dem Prolog in Gießen startet, ist ihre Genehmigung längst bei uns zu einem Dauergeschäft geworden“, sagt Flora von Zezschwitz, Leiterin des zuständigen Verkehrsdezernats im RP Gießen.
Dem Antrag müssen dabei umfangreiche Anlagen wie Streckenbeschreibungen und -pläne beigefügt werden. „Sobald der Antrag eingeht und alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, werden alle betroffenen Behörden angeschrieben und um deren Stellungnahme zu den Plänen zur Durchführung der Veranstaltung gebeten“, erläutert RP-Mitarbeiter Tim Halsch, der in diesem Jahr erstmals für die „Tour der Hoffnung“ zuständig ist. Diese Behörden sind unter anderem: die Straßenverkehrsbehörden aller Städte und Landkreise, durch die die Tour führt, Straßenbaulastträger oder auch die Polizei.
Als zuständiger Sachbearbeiter prüft Tim Halsch in Abstimmung mit den betroffenen Behörden im Genehmigungsverfahren, ob die Straßen für die „Tour der Hoffnung“ benutzbar sind und unter welchen Auflagen und Bedingungen die Veranstaltung durchgeführt werden kann. „Das Genehmigungsverfahren läuft dabei ausschließlich elektronisch ab“, berichtet er. Wie viele betroffene Behörden angehört worden: er hat sie nicht gezählt, es waren zu viele.
Stellt sich während des Verfahrens heraus, dass eine Streckenverbindung ungeeignet ist, wird in Rücksprache mit Karsten Koch als neuem Strecken-Organisator der „Tour der Hoffnung“ und den betroffenen Behörden eine Ausweichroute herausgesucht.
„Wir waren aufgrund der Umstände doch ziemlich unter Zeitdruck, was die gesamte Organisation angeht“, sagt Karsten Koch, 1. Vorsitzender des neu gegründeten Vereins Tour der Hoffnung e.V. „Basis für alle weiteren Pläne bildet immer das Genehmigungsverfahren und wir waren sehr froh, dass wir gemeinsam mit dem Regierungspräsidium diese erste große Hürde gut meistern und so final planen konnten.“
Am Ende des Verfahrens wird vom RP Gießen eine Gesamterlaubnis für die Durchführung der Veranstaltung erteilt. Diese regelt den Ablauf und sorgt mit Auflagen und Bedingungen für die Sicherheit der Radteilnehmerinnen und -nehmer und des gesamten übrigen Verkehrs. Auch andere Belange wie der Natur- und Landschaftsschutz werden geprüft und in der Erlaubnis berücksichtigt.
Der diesjährige Prolog startet am Donnerstag, 11. August, und führt 61 Kilometer durch den Landkreis Gießen. An den darauffolgenden Tagen der eigentlichen „Tour der Hoffnung“ stehen zwei etwa gleich lange Etappen an. Diese startet in Frankfurt am Main und endet in Pfungstadt. Am 13. August führt sie von Bad Hersfeld nach Fulda.
Sachbearbeiter Halsch ist in Fulda aufgewachsen und hat lange Zeit dort gelebt: Leider sei die Tour mit ihren Hintergründen dort weniger bekannt als im mittelhessischen Raum. „Daher freut es mich umso mehr, dass diese tolle Veranstaltung in diesem Jahr nun auch nach Osthessen kommt und sogar am Buttermarkt in der schönen Fuldaer Innenstadt ihren sicherlich gelungenen Abschluss findet.“